Studio Strandvägenin ajanvarausjärjestelmän tietosuojatiedote

Viimeksi päivitetty: 1.9.2026

Tässä tiedotteessa kuvataan, miten Studio Strandvägen käsittelee henkilötietoja ajanvarausten yhteydessä. Verkkosivuston evästeisiin, kävijätilastoihin ja yhteydenottolomakkeisiin voidaan soveltaa erillistä tietosuojatiedotetta.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on:

Henrik Zoom / Studio Strandvägen
Y-tunnus: 2156728-4
Rantatie 10
21600 Parainen
Sähköposti: studio@strandvagen.fi
Puhelin: 040 15 18 600

Henkilötietoja koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen studio@strandvagen.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme?

Palvelusta ja varaustavasta riippuen voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi,
• sähköpostiosoite,
• puhelinnumero,
• varausviite,
• varattu palvelu, päivämäärä, kellonaika ja aikavyöhyke,
• valittu kieli,
• palvelun varauslomakkeella annetut vastaukset,
• muita varaukseen kuuluvia henkilöitä koskevat tiedot,
• varauksen tila ja muutoshistoria,
• varauksen muuttamisen, perumisen, hylkäämisen tai saapumatta jättämisen syyt,
• keskeneräisen asiakasasian käsittelyssä tarvittavat sisäiset muistiinpanot,
• lähetettyjä vahvistuksia ja muistutuksia koskevat tiedot,
• kalenteri- ja viestisynkronoinnin tekninen tila,
• hyväksyttyjen ehtojen ja vapaaehtoisten suostumusten ajankohta, kieli, lähde ja tekstiversio sekä
• tieto vapaaehtoisesta WhatsApp- tai markkinointivalinnasta, jos näitä toimintoja käytetään.

Älä kirjoita vapaatekstikenttään arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveystietoja tai henkilötunnusta, ellemme ole nimenomaisesti pyytäneet tietoa ja kertoneet, miksi sitä tarvitaan.

Ajanvarausjärjestelmässä ei säilytetä valokuvia tai muita ladattuja tiedostoja.

3. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan tavallisesti sinulta, kun teet, muutat tai perut varauksen tai otat yhteyttä studioon.

Puhelinvarauksen yhteydessä henkilökunta voi kirjata antamasi tiedot. Jos joku muu tekee varauksen puolestasi, tiedot voidaan saada kyseiseltä henkilöltä.

Jos annat toista henkilöä koskevia tietoja, vastaat siitä, että sinulla on oikeus antaa tiedot ja että kyseinen henkilö tai lapsen huoltaja saa tiedon henkilötietojen käsittelystä.

4. Mihin tarkoituksiin käsittelemme tietoja?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• varausten vastaanottaminen, tarkistaminen ja vahvistaminen,
• päällekkäisten varausten estäminen,
• varauspyyntöjen hallinta,
• varatun palvelun toteuttaminen,
• vahvistusten, muistutusten ja muutostietojen lähettäminen,
• turvallisen itsepalvelun tarjoaminen,
• varausten muutosten, perumisten ja saapumatta jättämisten käsittely,
• saapumatta jättämistä koskevan maksun hallinnointi ja perusteleminen tarvittaessa,
• yhteydenotto asiakkaaseen teknisten ongelmien tai kalenteriristiriitojen yhteydessä,
• varausmuutosten dokumentointi ja reklamaatioiden käsittely,
• järjestelmän suojaaminen väärinkäytöltä ja luvattomalta käytöltä,
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä
• anonyymin tilaston laatiminen esimerkiksi perumisista ja saapumatta jättämisistä.

Tietoja ei käytetä markkinointiin ilman erillistä ja vapaaehtoista suostumusta.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Sopimus ja sopimusta edeltävät toimenpiteet

Nimeä, yhteystietoja, varaustietoja ja tarpeellisia lomakevastauksia käsitellään varattua palvelua koskevan sopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi.

Oikeutettu etu

Rajattua varaushistoriaa, turvallisuustietoja, muutoslokeja sekä reklamaatioiden tai saapumatta jättämistä koskevien maksujen käsittelyyn tarvittavia tietoja käsitellään studion oikeutetun edun perusteella. Oikeutettu etu on turvallisen ajanvarausjärjestelmän ylläpitäminen sekä oikeusvaateiden laatiminen tai niiltä puolustautuminen.

Lakisääteinen velvoite

Tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi kirjanpito-, vero- tai kuluttajansuojalainsäädännön sitä edellyttäessä.

Suostumus

Vapaaehtoinen markkinointi ja vapaaehtoinen WhatsApp-viestintä perustuvat suostumukseen, kun näitä toimintoja käytetään. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen eikä itse varaukseen.

Tietosuojatiedotteeseen tutustumisen vahvistaminen ei ole suostumus varauksen hallinnoimiseksi tarvittavaan käsittelyyn.

6. Ovatko tiedot pakollisia?

Verkkosivustolla tehtävään varaukseen tarvitaan tavallisesti nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi palveluun voi liittyä muita pakollisia kenttiä. Varausta ei voi viimeistellä ilman näitä tietoja.

Puhelinvarauksessa sähköpostiosoite voi olla vapaaehtoinen, mutta puhelinnumero tarvitaan varauksen hallinnointiin ja yhteydenottoa varten.

Vapaaehtoiset valinnat, kuten WhatsApp ja markkinointi, eivät vaikuta mahdollisuuteen tehdä varaus.

7. Vastaanottajat ja tekniset palveluntarjoajat

Tietoja voivat käsitellä vain Studio Strandvägenin valtuutettu henkilökunta sekä palveluntarjoajat, jotka tarvitsevat tietoja ajanvarausjärjestelmän toimittamiseksi.

Tietoja voivat käsitellä seuraavat palveluntarjoajat ja vastaanottajaryhmät:

• Hostingpalvelu verkkosivuston, palvelinympäristön, varmuuskopioiden ja niihin liittyvien teknisten palvelujen tuottajana,
• Apple ja Applen palvelut, joita käytetään studion laitteissa, kalenterissa tai hallinnossa,
• Google Kalenteri saatavuuden tarkistamiseen ja kalenteritapahtumien hallintaan,
• Meta Platforms ja WhatsApp, kun asiakas on vapaaehtoisesti valinnut WhatsAppin,
• sähköpostipalvelujen tarjoajat vahvistusten, muistutusten ja muun varausviestinnän toimittamiseen,
• IT- ja tukipalvelujen tarjoajat tarvittavilla käyttöoikeuksilla sekä
• viranomaiset, kun tietojen luovuttamista edellytetään laissa.

Google-kalenteri on yksityinen. Aktiivisen varauksen kalenteritapahtuma voi sisältää varatun palvelun, varausviitteen, asiakkaan nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan varauksen säilytysajan päätyttyä.

Jos asiakas lisää varauksen Apple Kalenteriin, Google Kalenteriin, Outlookiin tai muuhun ulkoiseen kalenteriin, asiakkaan valitsema kalenteripalvelu käsittelee tietoja. Jatkokäsittelyyn sovelletaan tällöin asiakkaan ja palveluntarjoajan välistä sopimusta.

Emme myy henkilötietoja.

8. Tietojen siirtäminen EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Apple, Google ja Meta voivat käsitellä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tietoja voidaan siirtää vain lainmukaisen siirtomekanismin perusteella. Tällainen voi olla esimerkiksi tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tarvittavine täydentävine suojatoimineen.

WhatsAppia käytetään vain, jos toiminto on otettu käyttöön ja asiakas on itse valinnut viestintäkanavan.

9. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytysaika lasketaan tavallisesti varatun ajan päättymisestä.

Tieto	Säilytysaika
Väliaikainen aikavaraus	Tavallisesti kymmenen minuuttia
Passikuvauksen varaustiedot	180 päivää käynnin jälkeen
Päiväkoti-/koulukuvauksen varaustiedot	Yksi vuosi käynnin jälkeen
Keskeneräiset asiakasasiat	Asian päättymiseen saakka ja sen jälkeen palvelun tavanomaisen säilytysajan mukaisesti
Varaukseen liittyvät sähköpostit	Yksi vuosi
Varmuuskopiot	Enintään yksi vuosi
Lasku- ja kirjanpitotiedot	Sovellettavan lain edellyttämän ajan

Palvelun säilytysajan päättyessä ajanvarausjärjestelmä anonymisoi nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, vapaatekstivastaukset, sisäiset muistiinpanot ja muut tunnistavat lomakevastaukset. Henkilökohtainen hallintalinkki lakkaa samalla toimimasta ja henkilötiedot poistetaan Google-kalenteritapahtumasta.

Anonymisoinnin jälkeen studio voi säilyttää palvelua, päivämäärää, kellonaikaa, tilaa ja syyluokkaa koskevia tietoja anonyymia tilastointia varten. Tietoja ei tällöin enää voida yhdistää asiakkaaseen.

Sähköpostit ja varmuuskopiot voivat säilyä enintään yhden vuoden. Varmuuskopioita käytetään vain teknisestä viasta tai tietoturvahäiriöstä palautumiseen eikä päivittäisessä toiminnassa. Jos vanhempi varmuuskopio palautetaan, aiemmin tehdyt anonymisoinnit ja poistot toteutetaan uudelleen siinä määrin kuin se on käytännössä mahdollista.

Maksamattoman laskun, riidan tai reklamaation käsittelyssä tarvittavia tietoja voidaan säilyttää pidempään, kunnes asia on ratkaistu ja sovellettavat vanhentumis- ja säilytysajat ovat päättyneet.

10. Miten tiedot suojataan?

Studio käyttää muun muassa seuraavia suojatoimia:

• henkilökohtaiset WordPress-käyttäjätilit ja käyttöoikeuksien hallinta,
• ajanvarausvastaavien rajatut käyttöoikeudet,
• yksityinen Google-kalenteri,
• salattu tiedonsiirto verkkosivustolle,
• tiivisteenä tallennetut ja vaikeasti arvattavat hallintalinkit,
• varausten palvelinpuolen tarkistukset,
• suoja toistuvia varausyrityksiä ja roskapostia vastaan,
• hallinnollisten muutosten lokitus sekä
• henkilötietojen rajoittaminen teknisissä virhelokeissa.

Jokaisen työntekijän on käytettävä omaa käyttäjätiliään. Henkilökunnan WordPress-tileillä suositellaan kaksivaiheista tunnistautumista.

11. Automaattiset tarkistukset

Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, onko aika vapaana, ja voi palvelun asetuksista riippuen vahvistaa varauksen automaattisesti.

Tarkistuksia käytetään kalenterin ja varausten hallintaan. Studio ei käytä varaustietoja profilointiin eikä sellaisiin automaattisiin päätöksiin, joilla olisi asiakkaalle merkittäviä oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia.

12. Oikeutesi

Käsittelyn oikeusperusteesta ja olosuhteista riippuen sinulla voi olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä,
• saada pääsy henkilötietoihisi,
• saada virheelliset tai puutteelliset tiedot oikaistuiksi,
• pyytää tietojen poistamista,
• pyytää käsittelyn rajoittamista,
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä,
• saada tietyt tiedot siirrettyä koneellisesti luettavassa muodossa ja
• peruuttaa antamasi suostumus.

Oikeus tietojen poistamiseen ei ole ehdoton. Joitakin tietoja voidaan joutua säilyttämään lakisääteisen velvoitteen, maksamattoman laskun, keskeneräisen asiakasasian tai oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi.

Lähetä pyyntö osoitteeseen studio@strandvagen.fi. Anna riittävät tiedot kyseisen varauksen tunnistamiseksi. Voimme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista tai poistamista.

13. Valituksen tekeminen

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään virheellisesti, pyydämme ottamaan ensin yhteyttä Studio Strandvägeniin.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Suomessa valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

14. Muutokset

Tätä tiedotetta voidaan päivittää, kun ajanvarausjärjestelmä, palveluntarjoajamme tai lakisääteiset vaatimukset muuttuvat. Ajantasainen versio ja viimeisin päivityspäivä julkaistaan verkkosivustolla.