Integritetsinformation för Studio Strandvägens bokningssystem

Senast uppdaterad: 1.9.2026

Denna information beskriver hur Studio Strandvägen behandlar personuppgifter i samband med tidsbokningar. Webbplatsens eventuella kakor, besöksstatistik och kontaktformulär kan omfattas av separat information.

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är:

Henrik Zoom / Studio Strandvägen
FO-nummer: 2156728-4
Strandvägen 10
21600 Pargas
E-post: studio@strandvagen.fi
Telefon: 040 15 18 600

Frågor och begäranden som gäller personuppgifter kan skickas till studio@strandvagen.fi.

2. Vilka uppgifter behandlar vi?

Beroende på tjänsten och hur bokningen görs kan vi behandla följande uppgifter:

• namn,
• e-postadress,
• telefonnummer,
• bokningsreferens,
• bokad tjänst, datum, tid och tidszon,
• valt språk,
• svar i tjänstens bokningsformulär,
• uppgifter om andra personer som omfattas av bokningen,
• bokningens status och ändringshistorik,
• orsaker till ombokning, avbokning, avslag eller uteblivet besök,
• interna anteckningar som behövs för ett oavslutat kundärende,
• uppgifter om skickade bekräftelser och påminnelser,
• teknisk status för kalender- och meddelandesynkronisering,
• tidpunkt, språk, källa och textversion för godkända villkor och frivilliga samtycken, samt
• uppgift om frivilligt val av WhatsApp eller marknadsföring, om dessa funktioner används.

Skriv inte känsliga personuppgifter, exempelvis hälsoinformation eller personbeteckning, i ett fritextfält om vi inte uttryckligen har bett om uppgiften och förklarat varför den behövs.

Bokningssystemet lagrar inte fotografier eller andra uppladdade filer.

3. Varifrån kommer uppgifterna?

Uppgifterna lämnas normalt av dig när du bokar, bokar om, avbokar eller kontaktar studion.

Vid telefonbokning kan personalen registrera de uppgifter som du lämnar. Om någon annan gör bokningen för din räkning kan uppgifterna komma från den personen.

Om du lämnar uppgifter om en annan person ansvarar du för att du har rätt att göra det och för att personen, eller barnets vårdnadshavare, får information om behandlingen.

4. Varför behandlar vi uppgifterna?

Vi behandlar personuppgifter för att:

• ta emot, kontrollera och bekräfta bokningar,
• förhindra dubbelbokningar,
• administrera bokningsförfrågningar,
• genomföra den bokade tjänsten,
• skicka bekräftelser, påminnelser och information om ändringar,
• ge tillgång till säker självhantering,
• hantera ombokningar, avbokningar och uteblivna besök,
• vid behov administrera och motivera en uteblivandeavgift,
• kontakta kunden vid tekniska problem eller kalenderkonflikter,
• dokumentera bokningsändringar och hantera reklamationer,
• skydda systemet mot missbruk och obehörig åtkomst,
• uppfylla rättsliga skyldigheter, samt
• skapa anonym statistik om exempelvis avbokningar och uteblivna besök.

Uppgifterna används inte för marknadsföring utan ett separat och frivilligt samtycke.

5. Rättsliga grunder

Avtal och åtgärder före avtal

Namn, kontaktuppgifter, bokningsuppgifter och nödvändiga formulärsvar behandlas för att ingå och fullgöra avtalet om den bokade tjänsten.

Berättigat intresse

Begränsad bokningshistorik, säkerhetsuppgifter, ändringsloggar och uppgifter som behövs för att hantera reklamationer eller uteblivandeavgifter behandlas med stöd av studions berättigade intresse av att driva ett säkert bokningssystem och kunna fastställa eller försvara rättsliga anspråk.

Rättslig förpliktelse

Uppgifter kan sparas när det krävs enligt exempelvis bokförings-, skatte- eller konsumentskyddslagstiftningen.

Samtycke

Frivillig marknadsföring och frivillig kommunikation via WhatsApp grundar sig på samtycke när dessa funktioner används. Samtycket kan återkallas när som helst utan att det påverkar lagligheten av tidigare behandling eller själva bokningen.

Att du bekräftar att du har läst integritetsinformationen är inte ett samtycke till den behandling som behövs för att administrera bokningen.

6. Är uppgifterna obligatoriska?

För en bokning på webbplatsen krävs normalt namn, e-postadress och telefonnummer. Dessutom kan tjänsten ha andra obligatoriska fält. Utan dessa uppgifter kan bokningen inte slutföras.

Vid telefonbokning kan e-postadress vara frivillig, men ett telefonnummer behövs för att studion ska kunna administrera bokningen och kontakta kunden.

Frivilliga val, såsom WhatsApp och marknadsföring, påverkar inte möjligheten att boka.

7. Mottagare och tekniska leverantörer

Uppgifterna är tillgängliga endast för Studio Strandvägens behöriga personal och för leverantörer som behöver dem för att tillhandahålla bokningssystemet.

Följande leverantörer och mottagarkategorier kan förekomma:

• Hostingpalvelu för webbhotell, servermiljö, säkerhetskopior och relaterade tekniska tjänster,
• Apple och Apple-tjänster som används för studions enheter, kalender eller administration,
• Google Kalender för kontroll av tillgänglighet och hantering av kalenderhändelser,
• Meta Platforms och WhatsApp när kunden frivilligt har valt WhatsApp,
• e-postleverantörer för bekräftelser, påminnelser och annan bokningskommunikation,
• IT- och supportleverantörer med nödvändig behörighet, samt
• myndigheter när utlämnande krävs enligt lag.

Google-kalendern är privat. För en aktiv bokning kan kalenderhändelsen innehålla bokad tjänst, bokningsreferens, kundens namn, e-postadress och telefonnummer. Uppgifterna tas bort eller anonymiseras när bokningens lagringstid löper ut.

Om kunden väljer att lägga till bokningen i Apple Kalender, Google Kalender, Outlook eller någon annan extern kalender behandlas uppgifterna också av den kalendertjänst som kunden själv har valt. Den fortsatta behandlingen omfattas då av kundens eget avtal med leverantören.

Vi säljer inte personuppgifter.

8. Överföring utanför EU och EES

Apple, Google och Meta kan behandla personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Sådana överföringar får endast ske med en laglig överföringsmekanism, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder.

WhatsApp används endast om funktionen har aktiverats och kunden själv har valt kanalen.

9. Hur länge sparas uppgifterna?

Lagringstiden räknas normalt från den bokade tidens slut.

Uppgift	Lagringstid
Tillfällig tidsreservation	Normalt tio minuter
Bokningsuppgifter för passfoto	180 dagar efter besöket
Bokningsuppgifter för dagis-/skolfoto	Ett år efter besöket
Oavslutade kundärenden	Tills ärendet avslutats och därefter enligt tjänstens ordinarie lagringstid
E-post som gäller bokningen	Ett år
Säkerhetskopior	Högst ett år
Faktura- och bokföringsuppgifter	Så länge tillämplig lag kräver

När tjänstens lagringstid löper ut anonymiserar bokningssystemet namn, e-postadress, telefonnummer, fritextsvar, interna anteckningar och andra identifierande formulärsvar. Den personliga självhanteringslänken slutar samtidigt att fungera och personuppgifter tas bort från Google-händelsen.

Efter anonymiseringen kan studion behålla uppgifter om tjänst, datum, tid, status och orsakskategori för anonym statistik. Informationen kan då inte längre kopplas till kunden.

E-postmeddelanden och säkerhetskopior kan finnas kvar i upp till ett år. Säkerhetskopior används endast för återställning vid tekniska fel eller incidenter och inte för den löpande verksamheten. Om en äldre säkerhetskopia återställs ska tidigare genomförda anonymiseringar och raderingar återställas så långt det är praktiskt möjligt.

Uppgifter som behövs för en obetald faktura, tvist eller reklamation kan sparas längre tills ärendet har avslutats och tillämpliga preskriptions- och lagringstider har löpt ut.

10. Hur skyddas uppgifterna?

Studion använder bland annat:

• personliga WordPress-konton och behörighetsstyrning,
• begränsad åtkomst för bokningsansvariga,
• privat Google-kalender,
• krypterad kommunikation till webbplatsen,
• hashade och svårgissade självhanteringslänkar,
• serverbaserad kontroll av bokningar,
• skydd mot upprepade bokningsförsök och spam,
• loggning av administrativa ändringar, och
• begränsning av personuppgifter i tekniska felloggar.

Varje anställd ska använda ett eget konto. Tvåfaktorsinloggning rekommenderas för personalens WordPress-konton.

11. Automatiska kontroller

Systemet kontrollerar automatiskt om en tid är ledig och kan, beroende på tjänstens inställningar, bekräfta bokningen automatiskt.

Dessa kontroller används för kalender- och bokningsadministration. Studion använder inte bokningsuppgifterna för profilering eller för automatiska beslut som har betydande rättsliga eller motsvarande konsekvenser för kunden.

12. Dina rättigheter

Beroende på behandlingens rättsliga grund och omständigheterna kan du ha rätt att:

• få information om hur dina uppgifter behandlas,
• få tillgång till dina personuppgifter,
• få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade,
• begära radering av uppgifter,
• begära att behandlingen begränsas,
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse,
• få vissa uppgifter överförda i ett maskinläsbart format, och
• återkalla ett samtycke.

Rätten till radering är inte absolut. Vissa uppgifter kan behöva behållas på grund av lagstadgade skyldigheter, en obetald faktura, ett pågående kundärende eller behovet att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Skicka din begäran till studio@strandvagen.fi. Ange tillräckliga uppgifter för att vi ska kunna identifiera den berörda bokningen. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan uppgifter lämnas ut eller raderas.

13. Klagomål

Kontakta gärna Studio Strandvägen först om du anser att personuppgifterna behandlas felaktigt.

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå, som är tillsynsmyndighet i Finland.

14. Ändringar

Denna information kan uppdateras när bokningssystemet, våra leverantörer eller lagkraven förändras. Den aktuella versionen publiceras på webbplatsen med datum för den senaste uppdateringen.